تمدید هیات مدیره و بازرسین

نحوه تمدید هیات مدیره و بازرسین

تمدید هیات مدیره و بازرسین یا تعویض و یا تمدید اعضای هیات مدیره در بسیاری از شرکت‌ها با توجه به در نظر داشتن قوانین و مقررات مرتبط با آن اجرا می‌شود که در اصطلاح به آن تمدید هیات مدیره و یا تمدید بازرسین می‌گویند. آنچه که در این روند حائز اهمیت است، ثبت صورتجلسه شرکت است که بایستی در دو نسخه به اداره ثبت اسناد و املاک ارائه شود. گفتنی است که صورتجلسه بایستی به امضای تمامی اعضای هیات مدیره شرکت رسیده باشد.

ذکر این نکته الزامی است که تنها رزومه تحصیلی و یا سابقه کاری اعضای هیات مدیره کافی نبوده و بایستی مدارکی مانند گواهی عدم سوء پیشینه در زمینه کاری نیز در پرونده ضمیمه شود. بدین ترتیب با تکمیل پرونده و ارسال آن می‌توان روند قانونی تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین را عملی نمود. در ادامه به شرح مختصری در ارتباط با چگونگی فرایند قانونی تمدید و یا تعویض اعضای هیات مدیره و بازرسین می‌پردازیم؛

چگونگی تمدید مدیره و بازرسین

در شرکت‌هایی که در قالب سهامی خاص به ثبت می‌رسند، اعضای هیات مدیره و بازرسین آن به مدت دو سال انتخاب شده که پس از طی این مدت زمان بایستی اقدامات لازم برای تمدید آن صورت پذیرد. همانطور که از قبل به آن اشاره شده است، ثبت صورتجلسه‌های مربوطه، تایید تمامی اوراق بهادر از سوی سهامداران و ضمیمه نمودن مدارک مورد نیاز جهت اعمال روند قانونی از جمله مراحل اصلی برای تمدید اعضای هیات مدیره است.

لازم به ذکر است که هر فرایند قانونی و ثبت آن در سامانه ساجات مستلزم صرف هزینه‌هایی است که می‌توان برای نمونه به هزینه‌های مرتبط با ثبت صورتجلسه برای تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین اشاره کرد. همچنین هزینه ثبت آگهی و انتشار آن در روزنامه کثیرالانتشار و یا روزنامه رسمی و در پی آن ارائه فیش پرداختی به صندوق خزانه اداره ثبت شرکت‌ها از دیگر هزینه‌هایی است که بایستی انجام شود.

گفتنی است که برای اطلاع دقیق از چگونگی هزینه‌ها و تعرفه‌های آن می‌توانید با مراجعه به سامانه ساجات و یا اداره ثبت شرکت ‌ها از جزئیات آن اطلاعات دقیقی را به دست آورید.

فرایند ثبت صورتجلسه جهت تمدید هیات مدیره و بازرسین

• تهیه صورتجلسه های مربوطه
• تایید و امضای تمامی اوراق بهادر از سوی سهامداران شرکت
• ثبت نمودن صورتجلسه در سامانه ساجات
• ضمیمه نمودن تمامی مدارک مورد نیاز
• دریافت تاییدات اولیه و پس از آن مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکت ها برای تکمیل پرونده
• انتشار آگهی شرکت در روزنامه رسمی و پرداخت هزینه های مربوط به آن
• اخذ تاییدیه نهایی پس از مدت زمان پانزده روز کاری

مدارک مورد نیاز جهت تمدید هیات مدیره و بازرسین

• ارائه صورتجلسه های شرکت
• تمامی اوراق بهادر و صورتجلسه‌های شرکت بایستی به امضاء و تایید مدیران و سهامداران شرکت رسیده باشد
• ارائه مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره و بازرسین به همراه رزومه تحصیلی آنان
• ارائه تمامی اسناد و مدارک شرکت از جمله اساسنامه، شرکت نامه، تقاضانامه، ترازنامه مالی و مانند اینها
• ارائه انتشار اگهی شرکت در روزنامه رسمی مبنی بر آخرین تغییراتی که در شرکت اعمال شده است

قابل ذکر است که تا حد امکان پرونده مرتبط با تمدید اعضای مدیران و بازرسین شرکت به صورت تکمیلی ارائه داده شود، چرا که در صورت نقص مدارک، دریافت تاییدیه نهایی بیشتر از پانزده روز به طول خواهد انجامید. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید با کارشناسان مربوطه تماس حاصل فرمایید و مشاوره‌های لازم را در این خصوص دریافت نمایید.

نکات قابل توجه جهت تمدید هیات مدیره و بازرسین

• فهرست نام و مشخصات تمامی اعضای هیات مدیره و سهامداران بایستی در صورتجلسه ثبت شود
• تمامی مدارک مورد نیاز به همراه انتشار آگهی در روزنامه رسمی به اداره ثبت شرکت ها ارسال شده و یا در سامانه ساجات طی ثبت نام های ضروری، ضمیمه پرونده شود
• مبتنی بر ماده ۹۹ قانون تجارت، انجام تشریفات مرتبط با آگهی الزامی است
• پس از به ثبت رساندن صورتجلسه بایستی در بازده زمانی سه روزه به اداره ثبت شرکت ‌ها ارسال شود
• درج بارکد پستی در سامانه ساجات حائز اهمیت است
• چهار ماه اول سال به عنوان زمان برگزاری جلسه‌های مربوط به تمدید اعضای مدیران و بازرسین شرکت مشخص شود
• در صورت عدم برگزاری جلسه‌های مرتبط با تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین، بایستی مجمع عمومی فوق العاده عملی شود.

نقش اعضای هیات مدیره و بازرسین

اعضای هیات مدیره و بازرسین شرکت از جمله مهره‌های اصلی در اداره فرایند عملکردهای یک شرکت به شمار می‌آیند. کنترل و نظارت پروژه‌های اجرایی، تصمیم گیری، برنامه‌ریزی در ارتباط با مسائل و رویدادهای جاری شرکت از جمله وظایف مهم مدیران به حساب آمده که در این خصوص اختیاراتی را نیز بر عهده دارند. در شرکت‌های سهامی خاص که اعضای هیات مدیره آن بایستی حداقل از سه نفر تشکیل شده باشند، ، مدیران از میان سهامداران شرکت انتخاب می‌شوند.

در شرکت‌های سهامی عام، اعضای هیات مدیره نیز بایستی حداقل از پنج نفر تشکیل شده باشد. بدین ترتیب هرگونه تصمیم گیری در ارتباط با جابجایی و یا عزل مدیران از سوی مجمع عمومی شرکت به اجرا درمی‌آید. بازرسین نیز به عنوان نماینده قانونی سهامداران و یا صاحبان سرمایه به شمار می‌آیند که انتخاب بازرسین نیز از سوی مجمع عمومی حاصل می‌شود.

شرکت‌های سهامی خاص دارای یک تا چند بازرس می‌باشند که تعداد آنها در اساسنامه شرکت مشخص می‌شود. علاوه بر ان یک تا چند بازرس نیز به عنوان علی‌البدل انتخاب می‌شوند تا در صورت عدم انجام وظیفه از سوی بازرس اصلی، بازرس علی‌البدل جایگزین شود.